Quem vive o dia a dia de uma agência de comunicação sabe que organização é imprescindível para não deixar passar nenhum job e atender todos os prazos. São muitos projetos acontecendo simultaneamente e, se os processos não estiverem muito bem amarrados, algum deles pode deixar de ser atendido. Em alguns casos, uma tarefa não entregue é fatal para a relação entre agência e cliente. Aqui na Comunnica adotamos o Trello desde o final de 2017 como uma tentativa de reunir em um mesmo lugar todo o andamento dos nossos trabalhos. E tem dado muito certo!

O Trello é uma ferramenta de colaboração que organiza seus projetos em quadros (boards). Foi inspirado na metodologia Scrum, processo de desenvolvimento para gerenciar projetos e desenvolvimento ágil de softwares. Portanto, pode ser utilizado para qualquer projeto, profissional ou pessoal, com os mais diversos objetivos e aplicabilidades.

Em cada quadro, você cria colunas personalizadas de acordo com a sua necessidade de execução de tarefas, definindo as etapas. Dentro das colunas você inclui cards que podem ser criados com informações específicas de cada tarefa, com inclusão de prazo, checklists, comentários, arquivos e participantes. Esses cards podem ser arrastados de uma coluna para a outra. Você pode também carregar arquivos diretamente das suas contas de drives como Dropbox, Box, OneDrive e Google Drive. 

Aqui na Comunnica, criamos um quadro para cada cliente com colunas que atendem os nossos processos internos de criação, produção, aprovação (interna e com cliente), e publicação ou entrega.

Outra facilidade foi a adoção do Slack como canal de troca de mensagens do nosso time. Vinculado ao Trello, o app permite que você controle tarefas, altere datas de entrega, ingresse em quadros, cartões (e os assine). Permite também que as conversas sejam incluídas às suas respectivas tarefas nos cards.  

 

Além dessa funcionalidade, o Slack por si só já é uma ótima ferramenta para centralizar a troca de mensagens do time. Ele cria automaticamente o grupo #general com todos os integrantes da sua equipe, além de permitir a criação de outros grupos (channels).

Outra coisa muito legal do Slack é que você pode criar uma conversa com você mesmo! Para aqueles arquivos que você quer ter à mão, para algum lembrete, uma nota ou links que quer guardar. Quem nunca mandou um e-mail para si mesmo (até mais de uma vez no mesmo dia)? Com o Slack fica mais fácil. 

Quanto à acessibilidade, tanto o Trello quanto o Slack, podem ser acessados por qualquer computador com acesso à internet,o que colabora incllulsive para os dias de home office, reuniões e viagens. Fora do escritório, você acessa pelos respectivos aplicativos que podem ser baixados em smartphone e em todos os dispositivos móveis. O Trello já tem sua versão em português, mas o Slack ainda está disponível somente em inglês (é muito simples e dedutivo, não precisa de um grande vocabulário para compreensão).

Há versão gratuita para ambos, mas é possível utilizar um visual mais atrativo no Trello (com wallpapers de alta resolução e possibilidade de fazer o upload de suas próprias imagens), adquirindo o serviço Trello Gold, por US$ 5/mês. Com ele, você também pode salvar até 250 MB de arquivos nos seus boards, ao contrário dos 10 MB do modo gratuito. E no Slack, os planos Standard (US$ 6.67) e Plus (US$ 12.50) oferecem mais possibilidades de membros, grupos, mais de uma call por vez, medidas de complience entre outros bônus.*

E por último, o Trello tem um mascotinho muito fofo chamado Taco, um dog que avisa as novidades e dá dicas de utilização da ferramenta. Bora começar?

Mascote Taco do Trello (dog)

*Valores pesquisados em Fevereiro de 2018.

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